小小通知单上的服务理念
浙江电大安吉学院 程森奇
“真心服务”几个字已经听得很多了，但是笔者对这几个字的理解却非常的浅显，以为真心服务就是最大限度的为服务对象提供便利。最大限度为学员提供便利就是笔者一心追求的真心服务理念，在教务处工作过的几年里，笔者使真心服务理念充分体现在了一张小小考试通知单的变化上。
2008-2009学年度的期末考试时，笔者因学校工作调整需要，已经离开教务处，到信息技术处工作一学期。但又因在教务处工作多年，特别是熟悉考试工作，在期末时又被抽调到教务处协助完成本学期期末考试安排，和制作出本学期期末安吉学院考试通知单。依据几年累积的经验和不懈的努力，笔者实现了“一小时内完成考试安排”的小小心愿，即在一小时内完成考试试室安排、安吉学院考试通知单制作、考试监考安排等三件大事，从而顺利且按时的完成了学校交给的制作出本学期安吉学院考试通知单的任务，将CRTVU589中导出的考试通知单（图一）转化成安吉学院考试通知单（图二），
图一 CRTVU589导出的考试通知单
图二 安吉学院样式考试通知单（完整版）
也将CRTVU2006导出的考试通知单（图三）转化成安吉学院考试通知单（图四）。
图三 CRTVU2006导出的考试通知单
图四 安吉学院样式考试通知单（完整版）
比较上述四张图不难看出，图一和图三都是从CRTVU教务管理系统中导出的，差别不大，但从两个版本的教务管理系统中导出的考试通知单电子版数据差别就非常大了，CRTVU2006教务管理系统导出的电子版考试通知单（导出到EXCEL）的形式与图三一致，但CRTVU589教务管理系统导出的电子版考试通知单（导出到EXCEL）是图五一样形式，可见CRTVU教务管理系统导出的电子版考试通知单数据大不一样。
图五 CRTVU589导出电子版考试通知单
相比较而言，图二和图四所示的安吉学院考试通知单（Excel电子版）形式一样，且比图三和图五中还多了试室、班主任、考试须知等信息，这些信息对参加考试的学员和安排考试工作的考务人员来说都是非常关键的，有了这些信息，参加考试的学员可以直接找到试室和座位，使考试通知单信息完成了连贯性。有了这些信息，考务人员就不必再制作考场顺序号与试室的对应表进行张贴。有了这些信息，特别是有了试室信息，参加考试的学员就是不很熟悉考场分布，也可以在临考前询问任何一位考试工作人员，也能很快找到试室位置，因为考试的试场环境就是考试工作人员平时生活工作的环境，能不熟悉吗？如果没有了考试通知单上的这个试室信息，情况可能就另当别论了！因此，笔者在几年里始终笃信“在考试通知单上加入试室”就是为学员、为班主任、为考务人员提供的最真心的服务，也是“最大限度的为服务对象提供便利”的服务理念最真挚的表现。
然而，安吉学院考试通知单，就像她包含着的真心服务的理念一样，并不是一蹴而就的，而是经过几年实践经验累积而成的。
2005年初，笔者调入安吉分校教务处工作，负责考务，直到2007年7月以前，安吉学院考试通知单一直没有什么变化，一直都沿用着CRTVU中直接打印出来的考试通知单，即图一所示样式的考试通知单，到现在它也没有什么改变。但是自2007年7月开始，期末考试座位安排取消了按学号顺序安排，采用了同一试卷号的所有学员随机安排座位的方式。笔者还清晰的记得，那年在学校公告栏中公布的就是考场顺序号和试室的对应表（图六），不过没有“监考安排”一栏。由班主任发给学员的考试通知单已经不是直接从CRTVU中打印出来的了，是经过处理的安吉学院最初样式的考试通知单（图七），还没有试室信息，从数据上看就是CRTVU教务管理系统中的考试通知单的样式改版。
图六 2007年7月考场顺序号与试室对应表
图七 2007年7月安吉学院样式考试通知单（改变系统样式）
没想到，一直沿用的考试通知单，在这次《开放教育入学指南》、《英语I（1）》等公共大课的考试中造成了很大的考场混乱。《开放教育入学指南》考试时，两幢楼大约11个试室进行该科目考试，所有在场的考试工作人员都在帮助学员寻找试室，很多学员楼上楼下的跑着找，有叫的，有喊的，有不停打电话的，都在忙乱的找试室，这都因为几百人参加同一试卷号的科目的考试，系统进行了座位的“随机安排”的缘故。该科考试的混乱场面，特别是学员奔跑着找试室样子，找错了、没找到时的叫喊和抱怨声，考务、监考、考试工作人员忙碌而无奈的样子，试室内外学员互打电话的样子，都一直深深印在笔者的脑海里，促使笔者时刻的思考改变的方法。
2008年1月，经过不知几次的实验，笔者终于实现了将试室信息也写入考试通知单（图八）的小小想法。2008年1月的考试就因为有了这个带有试室信息的考试通知单，再也没有出现2007年7月那样的考试混乱场面，当时笔者心里非常的高兴，心想真心服务原来就那么简单，不过是在原来的形式上加了一个小小的试室信息，然而带来的改变却是如此的巨大。从此以后，安吉学院考试通知单的独特样式就因为这个试室信息而被确立，安吉学院考试通知单也因为这个试室信息而显得更加重要。相比图七，图八所示2008年1月安吉学院考试通知单还增加了时长（考试时间长度，以分钟为单位）和连考（或称留考）两项信息，使得安吉学院考试通知单上的内容更加丰富，也充分体现出了“真心服务”的理念。
图八 2008年1月安吉学院考试通知单（加入试室信息）
图八所示的安吉学院考试通知单，在由考务人员整理发给办主任时，又一次表现出了些许的不足，就是考务人员整理后确定发给哪位班主任存在不便，特别是某班级有转专业学员和转学学员时，很容易漏发，事实也是漏发了不少学员，造成很多矛盾。因此，领导和很多班主任要求考试通知单中加入“班主任”信息，特别是当时的教务处主任的大力支持和强烈要求，促使2008年7月基本完整的安吉学院考试通知单诞生了（图九）。
图九 2008年7月安吉学院考试通知单（加入班主任信息）
2008年7月以前，考试通知单绝大部分的信息在CRTVU教务管理老系统（相对CRTVU2006教务管理新系统而言）中，安吉学院考试通知单也只做到了取用CRTVU教务管理老系统数据进行处理后生成。CRTVU2006教务管理新系统中只包含了很少部分学员的考试通知单信息（对安吉学院来说只包含了一村一的学员），所以CRTVU2006教务管理新系统中的考试通知单基本还是采用手工加工，或者直接采用系统导出的考试通知单，可以这样做的原因是CRTVU2006教务管理新系统在考试安排时按照学号顺序安排座次，且人数又相对很少，工作量不会很大。
2009年1月，08秋会计专科的学员信息也进入了CRTVU2006教务管理新系统，并且以后还会有更多的学员信息进入CRTVU2006，因此不得不为将来的安吉学院考试通知单制作做好准备，笔者就抓住了这次被短暂调回教务处工作的机会，完成了安吉学院考试通知单的最完整版本制作，即完成了读取包括CRTVU589教务管理老系统考试通知单信息和CRTVU2006教务管理新系统考试通知单信息的2009年1月安吉学院考试通知单（图二和图四）的制作，或许这将是笔者最后一次制作安吉学院考试通知单，但笔者笃信安吉学院考试通知单里承载着的真心服务理念会永远留在笔者心中，无论在哪里笔者都会将这个理念发扬光大。况且笔者还借这个短暂机会实现了“一小时内完成考试安排”的小小心愿，这个小小心愿的实现象真心服务理念被发扬一样，使笔者快乐无限。
